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Les composantes initiatiques pour un monde plus simple


Nos recherches depuis des années s'effectuent principalement sur la cohérence entre ses grands domaines et donc sur les liens entre ses domaines plutôt que sur les domaines eux-mêmes :

1.      Lien entre l'homme et son organisation

2.      Lien entre l'homme et la technologie mise à sa disposition

3.      Lien entre l'organisation et la technologie


Le lien entre l'homme et son organisation pose des problèmes d'intégration, de formation aux outils et à l'organisation interne, de vie commune, d'environnement de travail commun, de mobilité.

Le lien entre l'homme et sa technologie, le plus souvent son informatique, pose des problèmes d'utilisation, de formation, d'administration, de partage et classement de l'information, de recherche rapide de l'information attendue.

Le lien entre l'organisation et la technologie pose des problèmes d'architecture informatique, de partage de l'information, d'organisation des documents, de confidentialité.

Les outils s'occupent trop souvent du classement des documents par type d'outils et non selon l'organisation de l'entreprise.

Ces points soulèvent beaucoup de questions que nous poserons dans notre prochain chapitre sur la problématique.

Des solutions existent aujourd'hui pour répondre à certains problèmes comme la gestion électronique de documents (GED) de toutes sortes qui rentre dans le cadre du 3ième domaine de recherche mais où de nombreuses questions restent en suspens. La gestion électronique de documents est plus que nécessaire d'autant plus qu'en cette période l'information est la matière première pour la survie de l'entreprise. Par exemples, les produits : Taurus, Documentum, DocsOpen, Excalibur.

Les nouvelles organisations coopératives s'appuyant sur les réseaux intranet et sur la gestion des connaissances de l'entreprise (Knowledge Management).

La GED ne représente qu'une catégorie de logiciels. La gestion électronique des documents papier a posé quatre problèmes incontournables : la difficulté d'attribuer les bons mots-clés à un document, le temps perdu en indexation (très long), la reprise de l'existant trop fastidieuse et la non-garantie de retrouver l'ensemble des documents d'un même sujet. Des principes absurdes sous-jacents en sont à l'origine, par exemple " le classer après avoir travaillé " imposé par un marketing puissant des éditeurs de produits informatiques, en effet une fois le document produit, l'application demande de le nommer et où le ranger.

Aujourd'hui, la gestion électronique de documents s'attaque aux documents électroniques. L'arme principale de cette technologie est la recherche plein-texte qui permet de trouver un document par des mots-clés contenu dans le document, cela suppose une indexation de tous les mots contenus dans le document. Cela implique un moteur capable d'interpréter tous les formats de documents.

La GED est ainsi devenue la GEM, la gestion électronique de mots. Cela permet d'avoir un ensemble de documents dans un disque et de trouver ceux correspondants aux mots-clés qu'ils contiennent. Mais la recherche d'un document peut être simplifier par une structuration de ces informations où les mots-clés ne se borneraient pas uniquement aux mots du nom du document et à son contenu mais aussi à son plan de classement. Il est vrai que la GED n'avait pas le choix.

Quand l'indexation sur le seul nom du document n'est pas fiable, il ne reste plus que la recherche dans le contenu pour différencier deux documents.

Il est vrai que les résultats sont au début extraordinaires : la mémoire documentaire étant vide, on trouve rapidement et avec peu d'effort, les documents.

Mais après un peu de temps, il y a trop de documents stockés sans structuration, cela favorise la pollution et d'importantes pertes de temps.

__________________

Problématique

Introduction

La modélisation de la problématique ci-dessous résulte :
1.      d'un résultat de carences de recherches probantes de l'analyse conjointe des couples : Homme et Technologie, Homme et Organisation, Organisation et Technologie.
2.      d'une explication de cette carence liée à la nécessité d'avoir une triple compétence sans cloisonnement et d'avoir des terrains d'expérimentations opérationnelles de natures différentes.

Il en résulte que la construction de notre entreprise reposant à l'origine sur un métier de " space planning ", analyse des organisations collectives et des relations humaines couplées au milieu des années 80 à la technologie, nous permet aujourd'hui de décrire la problématique ci-dessous sous un angle unique, globalement triple et individuellement décomposable en 3 couples.
Nous ne redéfinirons pas les problèmes posés par les domaines principaux que sont les ressources humaines, la technologie et plus exactement l'informatique et l'organisation et la qualité.


Homme et Organisation

L'Homme au fur et à mesure de son évolution a toujours été tenté de séparer et ranger son environnement quotidien, il a ainsi bâtit des environnements cohérents, homogènes, visuels qui donnent des repères et forgent les comportements et l'intelligence des nouveaux arrivants.
Après une évolution plutôt physique et matériel, l'homme se trouve aujourd'hui devant un nouvel enjeu, la gestion des connaissances à grande échelle et donc la construction d'un monde virtuel.
La nature fait bien les choses puisqu'elle a fait en sorte que tout être vivant soit structuré avant même de pouvoir utiliser son corps grâce au système nerveux de prise de décision et de réflexes. Elle a permit de fortement lier structuration, intelligence et contrôle.

Pour transformer sa structure cognitive, l'homme devient lecteur dans une mer d'informations véhiculées dans des langages naturels divers; d'où l'importance de maîtriser les langages documentaires, langages contrôlés qui reflètent l'évolution des champs de connaissances, en d'autres termes leur réseau sémantique, pour assurer une sélection judicieuse des documents, déjà que la tâche se complexifie en raison de la variété des ressources documentaires.

Le premier défrichage de la documentation a toujours aidé à préciser le choix du sujet de recherche. À cause de leur valeur sémantique, l'utilisation des langages documentaires pourrait donc contribuer de façon plus efficace et plus rapide à la détermination de sa problématique.

En outre, les méthodes de classement devraient certainement guider la personne même au-delà de la sélection principale et courante de son information, c'est-à-dire au cours de la prise de notes et même de la structuration de l'information. Il existe deux sortes de langages documentaires: les langages à structure hiérarchique, les classifications, et les thésaurus, lesquels, en accord avec les théories cognitives et linguistiques, vont établir dans un vocabulaire contrôlé les relations sémantiques et génériques entre les concepts d'un champ de connaissances.

La lecture d'un texte équivaut à une analyse logique, difficile à isoler de la synthèse requise dans la prise de notes pour enregistrer les connaissances nouvelles contenues dans le document et cerner la pensée de l'auteur. Les spécialistes de la documentation doivent lire, à leur manière, un document avant de le classer. Ils ont, dans ce but, développé leurs propres techniques d'analyse dont certains instruments ont été empruntés à d'autres disciplines.

Elles sont, dans l'ensemble, susceptibles d'aider l'homme dans son analyse des documents qu'il a choisis à cause de la variété et du nombre de ceux-ci et des niveaux de lecture qu'ils requièrent.

Des questions se posent donc aujourd'hui :

-      Quels outils ?

-      Quels langages ?

-      Quelle classification ?

-      Comment construire et lier la structuration aux connaissances de l'entreprise ?

-      Comment l'homme peut s'intégrer facilement à cette organisation, la comprendre et reprendre le savoir-faire existant ?

-      Comment l'homme dont le métier éloigne de son organisation peut-il continuer d'avoir un lien fort avec son entreprise ?

-      Comment faire en sorte que la mémoire individuelle soit capitalisée et partagée par tous ?

-      Quelle structuration " virtuelle " des informations réalisée pour s'adapter au mieux à l'organisation physique et aux contraintes liées aux métiers des hommes ?

-      La qualité dans l'entreprise doit améliorer les processus de façon à gagner du temps en réactivité et en productivité et éviter au maximum les redondances et les pertes d'exploitation au niveau de ressources humaines et matérielles.

-      Quels indicateurs de réactivité, de productivité, d'exploitation et financiers mettre en place,

-      Comment évaluer une situation et le bon équilibre de fonctionnement de l'entreprise ?


Homme et Technologie

Pour pouvoir réinventer un nouveau monde, un marketing puissant de l'informatique actuelle à pousser les hommes à développer de nouveaux outils, ce qui a fait oublier l'essentiel l'organisation, la structuration et l'intelligence, et donc a ralenti la croissance au profit d'un palier de relaxation sous forme de formation, d'utilisation et de développement de ces nouveaux outils.
De nos jours, ces outils désassemblent les connaissances et perturbent les métiers, engendrent de la complexité et du stress.
Ces problèmes s'accroissent avec l'interconnexion des technologies, par exemple du réseau local au réseau global Internet.
Les questions que l'on peut se poser sont :
-      Quels outils sont les plus adaptés à chaque métier et personne ?
-      Quelle interface utilisateur simple et convivial ?
-      Comment éviter la formation à chaque évolution de produit ?
-      Comment faire évoluer la technologie au sein d'une entreprise sans provoquer une révolution dans les comportements ?
Les décisions d'investissement de recherche et développement de projet concernant les nouvelles technologies sont souvent peu cadrées socio-économiquement ; on constate par ailleurs une accélération des obsolescences ou des substitutions de ces technologies entre elles ainsi qu'un accroissement des applications venues d'autres sphères que l'informatique.
C'est pourquoi il est faut engager une recherche sur les méthodes d'aide à l'évaluation des choix technologiques répondant à des objectifs fixés par la direction.


Organisation et Technologie

Les nouvelles technologies de l'information présentent l'analyse du document d'une autre façon que les anciennes : elles exigent du lecteur de se comporter différemment et d'avoir, de préférence, une compréhension suffisante de cette présentation. D'où l'importance du thésaurus personnel.
Le but de la condensation pour un bibliothécaire est la rédaction d'un résumé, lequel doit faire ressortir du document les descripteurs qui seront utilisés également dans l'indexation. Doté de son thésaurus personnel et ayant à ce stade fait le choix d'un logiciel de gestion de notes approprié, le chercheur qui imiterait le bibliothécaire se verrait en meilleure posture pour mémoriser son information. Comment faire pour que ce thésaurus ne soit pas individuel mais collectif ?

Comme dans le cas d'annotations dans un document appartenant à une personne ou sur une photocopie de document, le téléchargement des fichiers évite de prendre des notes.

La réutilisation de l'information issue de cette source nécessite par contre une identification de l'information et de sa structuration, technique dite de balisage et connue sous le nom de SGML ou HTML (ML = Markup Language), que la personne pourrait utiliser soit pendant la cueillette de son information, soit à la rédaction de son travail, car, la mise à disposition en réseau de l'information impose une structuration particulière de celle-ci.

-      Comment éviter la réplication de l'information ?

-      Comment éviter la dispersion de l'information ?

-      Comment adapter le système d'informations aux différents métiers des hommes de l'entreprise ?

-      Quelle architecture informatique peut être réalisée, surtout si les utilisateurs sont nomades ?

-      Quelle structuration des données ? Comment nommer la structure, les thèmes de la structures, les documents de façon à classer sans se tromper et à retrouver rapidement l'information stockée ?

-      Comment faire évoluer la technologie lorsque l'organisation change ?

-      L'organisation virtuelle des documents peut-elle être évolutive ?



  
Extrait officiel "Impôt Recherche"
Introduction à notre thèse "Entreprise virtuelle"